TUPOKSI SEKRETARIAT

a)         Tugas Sekretariat

1.    Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan koordinasi penyusunan program, pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, rumah tangga kantor, perlengkapan, pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Dinas dan pengelolaan barang milik Daerah serta evaluasi dan pelaporan.

2.        Sekretariat dipimpin oleh sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas.

3.        Sekretariat membawahkan sub bagian yang dipimpin oleh kepala sub bagian dan bertanggung jawab langsung kepada sekretaris

4.     Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), Sekretariat menyelenggarakan fungsi:

b)             Fungsi Sekretariat

a.     penyusunan dan pelaksanaan rencana program dan kegiatan kesekretariatan;

b.     penyusunan bahan rancangan peraturan perundang-undangan dan fasilitasi advokasi hukum;

c.     pelaksanaan urusan organisasi dan tata laksana;

d.     pengoordinasian penyusunan dokumen Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah;

e.      pengoordinasian penyusunan dan pelaksanaan Rencana Kerja Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran;

f.      pelaksanaan dan pembinaan ketatausahaan, ketatalaksanaan dan kearsipan;

g.     pengelolaan urusan kehumasan, keprotokolan, kepustakaan, dan layanan informasi dan pengaduan;

h.    pelaksanaan administrasi dan pembinaan kepegawaian;

i.      pengelolaan anggaran dan penerimaan / retribusi;

j.      pelaksanaan administrasi keuangan dan pembayaran gaji pegawai;

k.     pelaksanaan verifikasi Surat Pertanggungjawaban keuangan;

l.      pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan;

m.  fasilitasi penyusunan dan pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Minimal (SPM), Standar Pelayanan Publik (SPP), Maklumat Pelayanan dan Survey Kepuasan Masyarakat (SKM);

n.   pelaksanaan Survei Kepuasan Masyarakat/pelanggan;

o.     pengelolaan pengaduan masyarakat sesuai tugas fungsi;

p.     pengelolaan informasi dan dokumentasi dan pelaksanaan fungsi Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Pembantu;

q.     pengoordinasian pengelolaan data, pengembangan sistem teknologi informasi/aplikasi untuk aplikasi yang digunakan lintas bidang pada Dinas;

r.      pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi;

s.    pelaksanaan sistem pengendalian intern pemerintahan; dan

t.     pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan/pimpinan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

1.         Tugas Sub Bagian Perencanaan Program dan Keuangan

a.        mengkoordinir pengumpulan bahan penyusunandokumenSistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (Indikator           Kinerja Utama, Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Penetapan Kinerja dan Laporan Kinerja);

b.        menyusun dokumen Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (Indikator Kinerja Utama, Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Penetapan Kinerja dan Laporan Kinerja);

c.         menyusun komitmen kinerja yang berkaitan dengan bidang tugasnya;

d.       melaksanakan verifikasi internal usulan perencanaan program dan kegiatan;

e.        mengumpulkan data lintas bidang sebagai bahan dokumen dinas;

f.          mengoordinir laporan bulanan pelaksanaan kegiatan Dinas;

g.        mengoordinir penyusunan RKA/DPA/DPPA Dinas;

h.        menyusun laporan tahunan Dinas;

i.          melaksanakan pengelolaan data dan dokumentasi pelaksanaan program dan kegiatan Dinas;

j.          mengumpulkan dan menganalisa data hasil pelaksanaan program dan kegiatan Dinas;

k.        mengumpulkan dan menganalisa data hasil pelaksanaan program dan kegiatan

l.          melaksanakan sistem pengendalian intern pemerintahan;

m.     menyusun rencana program dan kegiatan sesuai bidang tugasnya;

n.        menyusun rencana usulan kebutuhan anggaran keuangan;

o.        melaksanakan verifikasi kelengkapan SPP-UP, SPP-GU, SPP-TU dan SPP-LS gaji dan tunjangan PNS serta penghasilan             lainnya yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku;

p.       melaksanakan sistem akutansi pengelolaan keuangan dinas;

q.        melaksanakan penyiapan surat perintah membayar (SPM);

r.         melaksanakan verifikasi harian atas penerimaan;

s.         menyusun rekapitulasi penyerapan keuangan sebagai bahan evaluasi kinerja

t.          menyusun laporan keuangan Dinas

u.       mengkoordinir dan menyusun anggaran dinas;

v.        menyusun laporan keuangan dinas;

w.    melaksanakan pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan Fungsi;

x.     melaksanakan sistem pengendalian intern pemerintahan; dan

y.     melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan/pimpinan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2.         Tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

a.        menyusun rencana kegiatan Subbagian Umum dan Kepegawaian;

b.        menyusun rencana kebutuhan barang dan peralatan serta pendistribusiannya;

c.         melaksanakan penataan usaha barang, pemeliharaan dan penyimpanan peralatan kantor serta pendataan inventaris kantor;

d.       memfasilitasi penyusunan Analisis Jabatan (ANJAB) dan Analisis Beban Kerja (ABK) di lingkungan Dinas;

e.        melaksanakan ketatausahaan, kerumahtanggaan, organisasi, ketatalaksanaan, penyusunan bahan rancangan peraturan         perundang-undangan, fasilitasi advokasi hukum, pengelolaan kepegawaian;

f.          mengkoordinir dan menyusun bahan kerjasama, publikasi,dan hubungan masyarakat;

g.        menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) dilingkungan Dinas;

h.        melaksanakan penerapan ketentuan tata naskah dinas, tata kearsipan, pakaian dinas, jam kerja dan perjalanan dinas              pegawai di lingkungan Dinas;

i.          menyelenggarakan dan mengelola administrasi kepegawaian, kesejahteraan pegawai, Pendidikan dan pelatihan pegawai       serta pembinaan disiplin dilingkungan Dinas;

j.          melaksanakan monitoring evaluasi dan pelaporan kegiatan Subbagian Umum dan Kepegawaian;

k.        melaksanakan sistem pengendalian intern pemerintahan; dan

l.          melaksanakan tugaslainnya yang diberikan oleh atasan/pimpinan sesuai dengan peraturan yang berlaku.